Télésecrétariat 

Télésecrétariat : pourquoi mettre en place une solution à distance?

L’embauche d’un secrétaire à temps plein est une étape importante pour bon nombre d’entreprises. Cela signifie notamment que l’entreprise se développe. Beaucoup se demandent comment savoir le bon moment pour engager un secrétaire à plein temps. Eh bien, il se peut que vous n’ayez pas à le faire. Vous pouvez notamment opter pour le télésecrétariat. Pour en savoir plus à ce sujet, poursuivez votre lecture…

 Ce qu’un secrétaire à distance peut faire pour vous

Vous avez probablement déjà entendu parler d’un secrétaire à distance ou assistant virtuel. Beaucoup d’entreprises francophones par exemple choisissent d’externaliser le secrétariat téléphonique à Madagascar. Cela dit, vous n’êtes sans doute pas encore certain si vous devez vous tourner vers cette solution.

Ainsi, avant de trancher sur la question et opter pour le secrétariat téléphonique à Madagascar ou dans une autre destination, vous pouvez considérer ces quelques tâches de base qu’un secrétaire à distance peut accomplir :

  • Appels téléphoniques – Un assistant virtuel a la possibilité de gérer vos appels à distance, en répondant en votre nom. Mais il peut aussi passer des appels téléphoniques pour vous. C’est une excellente solution pour différentes sortes de besoin, qu’il s’agisse par exemple de planifier un voyage ou d’organiser des réunions et des rendez-vous.
  • La comptabilité – Est-ce que vous trouvez rébarbatifs le suivi des dépenses ou l’enregistrement des reçus ? Vous pouvez donner à votre secrétaire à distance un accès à votre logiciel de comptabilité. Vous serez surpris non seulement de la facilité du processus, mais également de la rapidité avec laquelle il peut se dérouler.
  • La gestion des médias sociaux – Vous n’arrivez pas toujours à consacrer du temps pour les différents médias sociaux de votre entreprise comme LinkedIn, ou Facebook ou Twitter ? Laissez votre assistant virtuel s’en occuper à votre place.
  • La gestion des emails – L’Association Américaine de Psychologie estime que le multitâche à outrance fait baiser la productivité de l’ordre de 40 %. Gérer les emails tout au long de la journée vous fera perdre en efficacité. Vous serez moins concentré pour vous occuper d’autres choses importantes concernant votre entreprise. Il vous est donc suggéré d’opter pour le télésecrétariat pour la gestion de vos emails, afin que vous puissiez avoir la concentration nécessaire à votre travail.

Un secrétaire qui travaille sur site peut facilement s’acquitter de toutes ces tâches. Mais engager un assistant virtuel est un excellent point de départ. Cette personne vous aidera notamment à apprendre à mieux gérer les responsabilités liées à la direction d’une entreprise, surtout si vous n’avez jamais occupé un tel poste auparavant.

Quels sont les avantages du télésecrétariat ?

Le télésecrétariat est une solution qui permet de réduire énormément les couts de fonctionnement. Les économies que vous pouvez faire peuvent aller de 50 % à 70 % par rapport à l’embauche d’un secrétaire à temps plein qui travaille sur site. Les propriétaires et les gérants d’entreprises commettent souvent l’erreur de considérer le taux horaire d’un assistant virtuel, sans tenir en compte d’autres paramètres importants. Ils le comparent au taux horaire d’une personne qui serait embauchée à temps plein sur place.

Toutefois, vous pouvez choisir d’employer un secrétaire à distance qu’à temps partiel. Vous avez aussi la possibilité de rémunérer selon un système de paiement à l’heure. Le télésecrétariat permet aussi d’éviter des dépenses comme les avantages sociaux et les congés. Mais en plus des couts et de la flexibilité, le télésecrétariat vous offre également l’occasion de profiter d’un autre avantage essentiel : l’efficacité.

Un assistant virtuel qui a de l’expérience dans la gestion des tâches énumérées ci-dessus sera efficace. Non seulement vous pouvez lui déléguer ces tâches, mais il va probablement les exécuter bien plus efficacement que vous ne l’auriez fait.

 

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